Tāmju un piedāvājumu sagatavošanas sistēma
Sistēma izmanto klienta prasības, uzņēmuma pakalpojumu aprakstus un cenu aprēķinus, lai sagatavotu piedāvājuma dokumentu komplektu. Darba uzdevums, piegādes specifikācija un prezentācija klientam top no vieniem un tiem pašiem datiem. Komanda pārbauda un precizē sagatavoto.
Problēma
Katru piedāvājumu komanda gatavoja no jauna. Cenu aprēķināšanas principi nebija dokumentēti, tāpēc darbs bija atkarīgs no dažiem pieredzējušiem kolēģiem. Lai sagatavotu pirmo versiju, bija vajadzīgas vairākas iekšējās sanāksmes.
Piegādes komandai netika nodots vienots apraksts par klientam apsolīto. Tāpēc projekti sākās bez skaidri dokumentētas vienošanās par veicamajiem darbiem.
Ko izveidojām
Vienuviet apkopojām uzņēmuma pakalpojumu aprakstus, cenu aprēķināšanas principus, kompetences un iepriekš paveikto. Šī informācija ir strukturēta tā, lai MI varētu to izmantot piedāvājumu sagatavošanai.
Cenu kalkulators no vieniem sākotnējiem datiem aprēķina trīs piedāvājuma variantus: pamata (Essential), ieteicamo (Recommended) un pilno (Complete). No sarunā apkopotajām prasībām un precizētā darba apjoma sistēma sagatavo:
- darba uzdevumu (SOW) Word formātā;
- piegādes specifikāciju Excel formātā;
- prezentāciju klientam PowerPoint formātā.
Dokumentos izmantoti vieni un tie paši cenu aprēķini un darba apjoms. Komanda tos pārbauda, pirms tie nonāk pie klienta.
Izmantotie rīki: Claude · n8n · Microsoft 365 · SharePoint
Rezultāts
Piedāvājumu sagatavošana kļuva 5× ātrāka, bet pirmspārdošanas process — 2–3× īsāks. Sanāksmēs komanda apspriež un precizē jau sagatavotu melnrakstu.
Piegādes komanda saņem dokumentētu darba apjomu un vienošanos ar klientu. Sākot projektu, ir skaidrs, par kādiem darbiem ir panākta vienošanās.